Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, en binôme avec l’Assistante Administrative – Réceptionniste, l’ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET LOGISTIQUE assure la gestion des matériels, fournitures, archives et les actifs du FMFP. Il/elle assure surtout le rôle de planification, d’organisation, de coordination et d’évaluation des aspects logistiques et approvisionnement en étroite collaboration avec tous les départements.
En cette qualité, ses tâches se subdivisent en différentes parties bien distinctes :
Sur le plan logistique
- Evaluer les besoins en logistique, et assurer le processus d’acquisition des biens et services ;
- Effectuer différents inventaires périodiques des biens et patrimoines de l’entité et établir leur suivi ;
- Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements au sein du FMFP ;
- Assurer les moyens logistiques nécessaires aux déplacements du personnel de la FMFP en mission : réservation de billets, location de voiture, réservation de salle éventuellement…
- Gérer les stocks de fournitures et des articles non‐ consommables (équipements et matériels), …
- Mettre en place et gérer les archives et la documentation du FMFP ;
- Participer à la réception et au contrôle de la qualité et de la quantité des produits livrés ;
- Codifier les articles et les classer par fonction ou par nature de produit.
Sur le plan gestion de parc roulant
- Superviser directement les chauffeurs dans leurs itinéraires journaliers et dans les missions ;
- Coordonner la gestion du parc roulant de l’organisation ;
- Veiller à la bonne application des règles et procédures d’utilisation et de suivi des véhicules : entretien et réparation, fiches de bord des véhicules, les time-sheets des chauffeurs ;
- Suivre les papiers des véhicules en collaboration avec les chauffeurs ;
- Gérer l’approvisionnement en carburant ;
- Être l’interlocuteur direct vis‐à‐vis des tiers concernant le parc roulant : concessionnaires, garages, fournisseurs de carburant, ….
Sur le plan gestion des locaux
- Assurer la gestion permanente des bureaux : suivi des entretiens, réparations et montages relatifs aux bâtiments et locaux du FMFP ;
- Évaluer et assurer la disponibilité ainsi que l’arrangement des espaces pour les besoins de l’organisation ;
- Contrôler et vérifier les travaux, et approuver la conformité des services avec les besoins et les bons de commande ;
- Superviser le système de sécurité et de nettoyage ;
- Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements au sein du FMFP ;
- Servir de contact pour les fournisseurs et prestataires de service.
Sur le plan administratif
- Participer, en collaboration avec le DAF, au processus de passation de marché : consultation de prix, négociation des différents types de contrats qui peuvent concerner la logistique ;
- Assurer la transmission des correspondances par courrier avec les partenaires techniques et financiers (bailleurs de fonds, ministères, banques…) ;
- Assurer le suivi des prestataires de services ;
- Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation, baux, maintenance, … ;
- Identifier et négocier les meilleurs services et fournitures ;
- Gérer un système de reporting de suivi évaluation de l’exécution des marchés.
Profil :
- Bac+3 en gestion ou diplôme similaire ; ou 2 ans d’expérience dans le domaine de l’Administration et Logistique ;
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques ;
- Excellente aptitude en communication orale et écrite en français ;
- Connaissance en passation de marché ;
- Maîtrise de l’anglais est un atout ;
- Bonne capacité d’adaptation, avec une organisation solide et des compétences de coordination ;
- Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Capacité de travailler sous pression ;
- Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ;
- Sens de l’organisation.
Les dossiers de candidature comprenant un CV à jour avec photo récente, une lettre de motivation et 3 références professionnelles sont à adresser à Monsieur le Directeur Administratif et Financier du FMFP par mail à l’adresse : fmfp@fmfp.mg avec comme objet “Recrutement AAL” ou directement au FMFP par courrier à l’adresse : Enceinte Materauto – Route des Hydrocarbures – Ankorondrano avant le lundi 28 mars 2022 à 17H.
Les dossiers non complets ne seront pas considérés.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la prochaine étape du recrutement.